Häufig gestellte Fragen

venMan ist eine umfassende Cloud-basierte Plattform zur professionellen Verwaltung von Events, Locations, Personal, Equipment und Finanzen. Die Software richtet sich an Eventveranstalter, Konzertveranstalter, Messebauer, Kulturinstitutionen und alle Unternehmen, die regelmäßig Events organisieren. Von der ersten Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung und Abrechnung - venMan deckt den gesamten Event-Lifecycle ab.

Während Excel für einfache Listen geeignet ist, bietet venMan eine spezialisierte, automatisierte Lösung mit Echtzeit-Kollaboration, intelligenter Personalplanung, integriertem Finanzmanagement und automatischer Rechnungsstellung. Du sparst bis zu 80% der Verwaltungszeit durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, zentrale Datenverwaltung und nahtlose Integration aller Event-Prozesse. Zudem profitierst du von Genehmigungsprozessen und umfassenden Auswertungsmöglichkeiten; die grafischen Workflows kommen mit Enterprise.

Ja, aber ohne Rundum-Zugang. Die kostenlose Testphase läuft auf dem Tarif, den du beim Abschluss wählst, und hebt keine Tarifgrenze auf: Ob ein Modul freigeschaltet ist, entscheidet der Tarif deiner Organisation, nicht die Testphase — Basic erreicht 21 der 88 Module, Pro und Enterprise mehr. Willst du eine höhere Stufe ausprobieren, schließe die Testphase auf dieser Stufe ab. Über Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift dauert sie 14 Tage; über PayPal hängt die Länge am gebuchten PayPal-Plan. Ein Zahlungsmittel hinterlegst du dabei beim Start, belastet wird es erst danach, und pro Organisation gibt es die Testphase genau einmal. In der Testphase legst du eigene Events an und lädst dein Team ein; danach entscheidest du, ob du weitermachst. Deine Daten bleiben während der gesamten Zeit erhalten.

Sehr schnell! Nach der Registrierung führt dich unser interaktiver Onboarding-Wizard Schritt für Schritt durch die Einrichtung: Organisationsdaten und Tarifwahl, Geschäftseinstellungen, Branding, E-Mail-Signatur, deine Locations, optionale Integrationen, Datenimport und Team-Einladungen. Anschließend kannst du sofort mit der Planung deines ersten Events beginnen.

Ja, wir unterstützen dich beim Datenimport! venMan bietet flexible Import-Funktionen für Excel/CSV-Dateien. Unser Support-Team hilft dir gerne bei größeren Datenmigrationen und erstellt bei Bedarf individuelle Import-Skripte für deine bestehenden Systeme. Bei Enterprise-Tarifen ist eine persönliche Onboarding-Begleitung mit Datenmigration inklusive.

venMan ist flexibel für alle Event-Arten einsetzbar: Konzerte, Festivals, Messen, Konferenzen, Corporate Events, Sportveranstaltungen, Theater-Aufführungen, private Feiern und vieles mehr. Jedes Event legst du mit eigenem Event-Typ, Location und Floor an, deckst den Personalbedarf über Staffing-Profile, führst eine Aufgabenliste und automatisierst wiederkehrende Schritte per Workflow (Enterprise). Die Software passt sich deinen Anforderungen an - nicht umgekehrt.

Die Personalplanung in venMan ist intelligent und automatisiert: Definiere Staffing-Profile mit Qualifikationsanforderungen (z.B. 'Techniker Stufe 2', 'Bühnenmanager', 'Security'), lege Schichtzeiten fest und weise Personal zu. Das System prüft automatisch Verfügbarkeit, Qualifikationen und Arbeitszeitgrenzen. Personal erhält automatische Benachrichtigungen über Einsätze. Die Zeiterfassung ist ein Pro-Modul: Sie erfolgt digital, und alle Stunden werden automatisch für die Lohnabrechnung dokumentiert.

Ja. Wähle in der Event-Liste bei dem Event, das du wiederverwenden möchtest, "Als Vorlage speichern", und der wiederverwendbare Teil des Setups liegt unter Events > Vorlagen: Start- und Endzeit, Location, Floors inklusive der Entscheidung eigen oder extern, Event-Typ, Staffing-Profil und Rollen-Bedarf, Gästelisten-Kontingent pro Artist (Pro), Personal-Vorlaufzeit, Künstler-Budget und die Promoter-Kontingente. Bewusst nicht übernommen wird alles, was zu genau einem Event gehört. Das Datum wählst du beim Anlegen selbst, und Status, Gästelisten-Einträge, Tickets, Line-up und gebuchte Künstler*innen, der externe Veranstalter-Kontakt, Rechnungen und Abrechnungen, hochgeladene Grafiken sowie der pro Floor verhandelte Türsplit und die pro Floor vereinbarten Miet- oder Gastro-Beträge bleiben zurück. Ein Event aus einer Vorlage startet wie jedes andere neue Event als Entwurf — du prüfst es also, bevor es live geht. Vorlagen lassen sich umbenennen und löschen, die gespeicherte Konfiguration selbst ist aber nicht editierbar: Ändert sich das Format, speicherst du das aktualisierte Event als neue Vorlage. Alles Übrige bleibt wie gehabt: Staffing-Profile bündeln den Personalbedarf, Tages- und Wochen-Vorlagen in der Schichtplanung erzeugen komplette Schichtpläne inklusive Ausnahmen für Feiertage, Aufgaben-Vorlagen füllen die Task-Liste, und Workflows (Enterprise) übernehmen wiederkehrende Schritte automatisch.

venMan bietet ein dediziertes Locations-Management: Erfasse alle deine Venues mit Adresse, Kapazität, Kontaktdaten und Geokoordinaten für die Zeiterfassung vor Ort (Pro). Jede Location kann mehrere Floors/Bereiche mit eigener Kapazität und Farbmarkierung haben (z.B. Main Stage, VIP-Bereich, Backstage). Hinweise zu Anfahrt und Parken, Load-in, Backline und WLAN pflegst du direkt an der Location, ebenso die wöchentlichen Öffnungszeiten samt Ausnahmen für Feiertage und Sondertermine. Ein Event erbt diese Öffnungszeiten automatisch für sein Datum. Die Zugangszeiten am Event zeigen dir dabei an, ob sie von der Location geerbt oder für dieses Event überschrieben sind. Überschriebene Zeiten bleiben stehen, auch wenn die Öffnungszeiten der Location später geändert werden; ein Klick setzt sie wieder auf die Location-Zeiten zurück, und ein Event lässt sich für seinen Tag auch bewusst als geschlossen markieren. Ergänzend hältst du je Event Aufbau- und Abbauzeit, Sicherheitsauflagen als Freitext und bis zu 40 eigene Felder aus Bezeichnung und Wert fest. Grundrisse lädst du im Medien-Tab als Dokument vom Typ Grundriss hoch — einen Grundriss-Editor gibt es nicht.

Ja! Die Event-Übersicht bietet drei Ansichten: Liste, Karten und einen Monatskalender, der alle Events des Monats auf einen Blick zeigt — ein Klick auf einen freien Tag legt direkt ein neues Event an. In der Listenansicht durchsuchst und sortierst du alle Events; vergangene und archivierte Events blendest du bei Bedarf ein. Für die Feinplanung der Schichten gibt es zusätzlich die Dispositions-Timeline mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht inklusive Drag & Drop. Anlegen geht auch direkt aus der Disposition: Über "Neu" in der Kopfzeile legst du ein Event oder einen Tagesplan an, beides mit dem angezeigten Datum vorbelegt. Der Tagesplan öffnet sich als Formular in der Timeline; für ein Event wechselst du auf dasselbe Formular wie unter Events > Neu und kommst nach dem Speichern oder Abbrechen in dieselbe Woche zurück. Es gibt also nur einen Anlegeweg für Events, und der Menüpunkt Event erscheint nur, wenn du das Recht zum Anlegen von Events hast. Tages- und Wochenpläne öffnest du zusätzlich weiterhin per Klick auf einen Tagestitel in der Wochenansicht oder auf eine Kalenderwoche in der Monatsansicht.

Ja — jede Organisation bekommt ihr eigenes öffentliches Portal unter einer eigenen Adresse, und deine Gäste brauchen dafür keinen Account. Was dort zu sehen ist, hängt vom Tarif ab, denn jede Fläche dahinter ist ein eigenes Modul: Impressum, Datenschutz, Hausordnung, die frei bearbeitbaren Inhaltsseiten und die Link-Strecken weiter unten gibt es in jedem Tarif; die öffentliche Event-Liste und die Event-Detailseiten samt eigenem Ticketverkauf — Warenkorb, Checkout, Bestellbestätigung und Bestellübersicht — kommen mit Enterprise; Merch-Shop, Gästelisten und Fundsachen kommen mit Pro. So verkaufte Tickets werden am Einlass mit dem Ticket-Scanner in der App geprüft. Dazu kommen eine Open-Deck-Verlosung für DJ-Bewerbungen, Gästelisten-Ansichten für Künstler*innen, Promoter*innen und Kontingente, deine Menükarten hinter einem QR-Code (Pro) und Aufnahme-Downloads pro Gast über einen persönlichen Code, der abläuft und ein Download-Limit hat (Enterprise). Künstler*innen, externe Veranstalter*innen und Dienstleister bekommen reine Link-Strecken für Verträge, Hospitality und technische Anforderungen, geöffnet über einen langen, nicht erratbaren Token im Link statt über einen Account. Einmal-Links sind das nicht: Sie bleiben gültig, bis die Buchung archiviert wird — behandle sie also wie ein Passwort.

Das Asset-Management ist ein Pro-Modul und deckt den ganzen Bestand ab: Erfasse alle Assets mit Seriennummern, Anschaffungsdatum, Wartungsintervallen und aktuellen Standorten. Kategorisiere Equipment über frei anpassbare Kategorien (Technik, Möbel, Dekoration, Sonstiges) und Typen (z.B. CDJ, Mixer, Lautsprecher, Mikrofon, Licht) und halte je Gerät Zustand und Verfügbarkeit fest. Hinterlege ein Produktbild und dokumentiere Wartungen mit Fotos und PDFs im Wartungsprotokoll. Das System warnt automatisch bei anstehenden Wartungen und zeigt die Auslastung pro Asset.

Ja, die Equipment-Planung ist integriert — sie sitzt im Asset-Management und ist damit ein Pro-Modul: Bei der Event-Planung siehst du in Echtzeit, welches Equipment verfügbar ist, ein finalisierter Floor-Rider hält die Einheiten für das Event-Datum, damit ein anderer Floor sie nicht ein zweites Mal bucht, und Konflikte werden angezeigt. Equipment, das immer gemeinsam rausgeht, speicherst du als Bundle — DJ-Booth, Bar-Kit — und weist es einer Buchung in einem Schritt zu. Das Bundle wird im Moment der Zuweisung aufgelöst: Was auf diesem Event schon irgendwo zugewiesen ist und wovon weniger Einzelgeräte erfasst sind als das Bundle verlangt, wird übersprungen und dir aufgelistet, statt stillschweigend zu verschwinden. Equipment, das du nicht Gerät für Gerät erfasst, wird zugewiesen und genau so aufgelistet. Änderst du ein Bundle später, verändert das die nächste Zuweisung, nie eine bereits erfolgte. Equipment mit überfälliger Wartung wird als eingeschränkt markiert — im Bundle-Bericht ebenso wie in der Equipment-Auswahl des Technical Riders. Dieser Status wird aus dem Wartungstermin abgeleitet und nicht von Hand gesetzt, und er nimmt die Einheit nicht aus dem Bestand: venMan warnt dich und lässt dich trotzdem zuweisen.

Ja! Das Rental-Modul ermöglicht professionelle Equipment-Vermietung: Markiere Assets als 'vermietbar', definiere Mietpreise (Tagessatz, Wochensatz) und Staffelpreise für Mengenrabatte. Erstelle Mietangebote und -verträge mit automatischer Verfügbarkeitsprüfung. Kund*innen können über das öffentliche Rental-Portal Equipment anfragen. Nach Genehmigung werden automatisch Rechnungen mit korrekten Mietperioden erstellt. Alle Mietvorgänge werden im System dokumentiert.

venMan bietet ein integriertes Wartungsmanagement: Definiere Wartungsintervalle pro Asset (z.B. alle 6 Monate, nach 100 Betriebsstunden). Das System erstellt automatisch Wartungs-Erinnerungen und To-Dos. Dokumentiere durchgeführte Wartungen mit Datum, Techniker*in, durchgeführten Arbeiten und Kosten. Nach jeder dokumentierten Wartung berechnet das System die nächste Fälligkeit automatisch neu. Wartungshistorien sind vollständig nachvollziehbar für Audits und Versicherungen.

Die Rechnungsstellung ist vollständig integriert und automatisiert: Erstelle Rechnungen direkt aus Events, Mietvorgängen oder manuell. Alle Event-Kosten (Personal, Equipment, externe Dienstleister) werden automatisch erfasst und können per Klick in Rechnungspositionen übernommen werden. Die Rechnung wird als PDF generiert mit deinem Firmenlogo, allen rechtlichen Pflichtangaben und optionaler DATEV-Kompatibilität für deine Buchhaltung. Versand erfolgt automatisch per E-Mail.

venMan unterstützt moderne und traditionelle Zahlungsmethoden: Für Plattform-Abonnements akzeptieren wir Kreditkarte (Visa, Mastercard, Amex) via Stripe sowie PayPal. Für Kunden-Rechnungen kannst du alle gängigen Zahlungsmethoden angeben (Überweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal). Für Enterprise- und Custom-Tarife vereinbaren wir Abrechnung und Zahlungsziele individuell — sprich uns dafür an; im Self-Service buchbar sind Kreditkarte und PayPal.

Ja, absolute Rechtssicherheit: Alle generierten Rechnungen enthalten die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach §14 UStG (fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer, MwSt-Ausweis, Leistungszeitraum, Zahlungsfrist). Der PDF-Export ist DATEV-kompatibel und kann direkt in deine Buchhaltungssoftware importiert werden. Bei internationalen Kund*innen erfolgt automatisch die korrekte Umsatzsteuerbehandlung (Reverse-Charge-Verfahren bei EU B2B-Geschäften).

Ja! venMan unterstützt flexible Fälligkeitsfristen: Der Standard ist 14 Tage nach Rechnungsdatum, aber du kannst für jede Rechnung individuelle Fristen festlegen. Bei mehrstufigen Projekten kannst du sogar pro Rechnungsposition unterschiedliche Fälligkeiten definieren (z.B. Anzahlung sofort, Restzahlung nach Event). Das System erkennt automatisch Fälligkeitsdaten aus OCR-gescannten Belegen (Pro). Überfällige Rechnungen erhalten automatisch den Status 'überfällig' und lassen sich per Workflow (Enterprise) mit einer Zahlungserinnerung nachfassen.

Die Belegerfassung ist ein Pro-Modul. Die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) automatisiert sie: Fotografiere oder scanne einfach einen Beleg (Rechnung, Quittung, Kassenbon). venMan nutzt KI-gestützte Texterkennung, um automatisch folgende Informationen zu extrahieren: Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, MwSt-Satz, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdetails. Du prüfst die erkannten Daten, ordnest den Beleg einem Event oder Kostenstelle zu und speicherst. Der Original-Beleg wird revisionssicher archiviert.

Ja, auf zwei Ebenen. Pro Event hinterlegst du eine Gage-Vorgabe für die Künstler*innen und stufst den Werbe-Topf ein (wenig/normal/braucht viel). Zusätzlich planst du unter Finanzen › Kategorie-Budgets (ein Pro-Modul, nicht Teil von Basic) pro Monat und Buchungskategorie einen Soll-Betrag — Errichtung, Betrieb, Künstlergagen, Technik, Entsorgung, Getränke, Marketing, Reise, Miete, Versicherung, Bank- und Zahlungsgebühren, Sonstige, Intern. Das Ist kommt aus den Rechnungen desselben Zeitraums, gerechnet auf Netto-Basis, und die Auswertung zeigt Soll, Ist, Abweichung und einen Status (im Plan / nah am Limit / über Budget). Geplant wird in EUR: stornierte Rechnungen zählen nicht als Ausgabe, und Rechnungen in einer anderen Währung werden nicht umgerechnet, sondern separat als Anzahl ausgewiesen. Rechnungen ohne Kategorie werden dabei nicht versteckt, sondern als eigener Posten mit Anzahl und Summe ausgewiesen; die Kategorie setzt die KI-Erkennung vor und du korrigierst sie in der Rechnung. Frei definierbare eigene Kategorien und automatische Schwellenwert-Benachrichtigungen gibt es weiterhin nicht. Die tatsächlichen Kosten laufen darüber hinaus in der Abrechnung zusammen: Personal, Kasse, Belege (Pro) und externe Dienstleister werden pro Event erfasst und im Settlement sowie in den Finanz-Auswertungen ausgewertet — inklusive DATEV-Export für die Buchhaltung.

Drei Wege hinein, ein Ort zum Abgleichen — und jeder Weg ist ein eigenes Modul. Belege (Pro): fotografieren oder hochladen, die KI-Extraktion füllt Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Steuersatz und Fälligkeit aus. Dein Postfach (Enterprise): Du verbindest es per IMAP oder POP3, venMan holt eingehende Mails selbst ab, erkennt Rechnungen in den Anhängen und extrahiert sie genauso — strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung nach EN 16931, sowohl in der CII- als auch in der UBL-Syntax) werden dabei aus dem XML gelesen statt aus einem Bild, also exakt statt geraten. Deine Bank (Enterprise): Über PSD2-Open-Banking verbindest du deine Konten, die Umsätze kommen von allein herein. Der Abgleich läuft über Regeln: Die schreibst du für wiederkehrende Buchungen selbst, und die erste passende Regel schlägt eine Kategorie mit einem Konfidenzwert vor. Umsätze, die keine Regel abdeckt, ordnest du von Hand zu — KI-Vorschläge für Bankumsätze gibt es nicht. Ausgehende Zahlungen laufen andersherum (Enterprise): fällige Rechnungen in einen Zahlungslauf sammeln, freigeben, und venMan erzeugt eine SEPA-XML-Datei oder stößt die Zahlung über die Bankverbindung an.

Die Anzahl der Nutzer-Accounts hängt von deinem gewählten Tarif ab: Basic bis zu 5 Nutzer*innen, Pro bis zu 20 Nutzer*innen, Enterprise und Custom ohne Nutzer-Limit. Jedes Team-Mitglied erhält einen persönlichen Account mit individuellen Login-Daten. Zusätzlich verwaltest du Personal-Profile ohne eigenen Login (z.B. Freelancer oder Aushilfen), die nur für Einsätze eingeplant werden — im Basic-Tarif bis zu 20, im Pro-Tarif bis zu 100, ab Enterprise unbegrenzt.

venMan bietet ein granulares Rollen- und Berechtigungskonzept: Vordefinierte Rollen sind Owner, Administrator, Manager, Staff und Viewer. Jede Rolle bündelt einzelne Berechtigungen (über 60 Capabilities), die steuern, welche Module sichtbar sind und welche Aktionen erlaubt sind (Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen). Für die Einsatzplanung legst du zusätzlich eigene Personal-Rollen an (z.B. 'Abendleitung' oder 'Techniker'). So erhält jedes Team-Mitglied genau die Rechte, die es braucht — ohne mehr freizugeben als nötig.

Mehrere Personen können gleichzeitig an demselben Event oder Dienstplan arbeiten, und jede Änderung landet direkt in der gemeinsamen Datenbank. Viele Oberflächen schieben diese Änderungen zusätzlich in einen bereits offenen Tab — über einen Server-Sent-Event-Stream aktualisieren sich Eventliste, Aufgaben-Board, Benachrichtigungsglocke, Gästelisten (Pro), Planungsfreigaben und das Recordings-Cockpit (Enterprise) ohne Neuladen. Was venMan nicht macht, ist Zusammenarbeit innerhalb eines Formulars: Es gibt keinen Live-Cursor auf einem gemeinsamen Feld, kein laufendes Zusammenführen zweier Personen im selben Formular und keinen eingebauten Chat. Wer gerade nicht hinschaut, wird über Benachrichtigungen erreicht — Einsätze und Einsatzänderungen, Tauschanfragen, Krankmeldungen, Abwesenheitsanträge und Planungsfreigaben kommen in der App an und, wenn du sie nutzt, über den Telegram- oder WhatsApp-Bot. Schriftliche Anmerkungen gibt es in zwei Formen. Die meisten Datensätze tragen ein einzelnes internes Notizfeld, das jede Person mit Bearbeitungsrecht überschreiben kann — unter anderem Events, Inventar, Kontakte, Rechnungen und Fundsachen (Pro). Beim Event steht diese Notiz neben der Beschreibung und gehört nicht zu dem, was ins Portal, auf die Website oder in die CMS-Synchronisation veröffentlicht wird. Der Tagesplan hat zusätzlich einen echten Notiz-Verlauf mit Autor*in und Zeitstempel pro Eintrag, den dein Team auch unter den eigenen Einsätzen sieht. Dazu kommen eine Abschlussnotiz, die eine Aufgabe verlangen kann, und ein Kommentar an einer Workflow-Freigabe (Enterprise). Was es nicht gibt: einen Kommentar-Verlauf an jedem Objekt, @-Erwähnungen oder interne Direktnachrichten. Notizen sind außerdem das Einzige, was nie geschoben wird — die Event-Seite hört nur auf Gästelisten-Änderungen, eine geschriebene Notiz erreicht den offenen Tab einer Kollegin also erst nach dem Neuladen, und sie benachrichtigt niemanden. Wenn etwas eine Person erreichen muss, schick es als Benachrichtigung oder schreib es an den Tagesplan.

Die Team-Einladung ist einfach und sicher: Geh zu Einstellungen → Team, gib die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds ein und wähle die gewünschte Rolle. Das System sendet automatisch eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren Aktivierungslink. Der Empfänger kann durch Klick sein Passwort festlegen und erhält sofort Zugriff entsprechend seiner Rolle. Du kannst Einladungen jederzeit widerrufen oder Rollen nachträglich ändern.

Die Hilfe steckt in der App. venMan liefert 68 Hilfe-Artikel pro Sprache — Deutsch und Englisch — als durchsuchbares Hilfe-Center, dazu eine kontextbezogene Hilfe-Leiste, die sich neben der Seite öffnet, auf der du gerade bist, und genau die Artikel zeigt, die dazugehören. Niemand muss also erst das passende Kapitel suchen. Geführte Touren zeigen dir die wichtigen Bildschirme Schritt für Schritt. Deine Gäste und externen Partner bekommen im öffentlichen Portal einen eigenen, kleineren Hilfebereich. Die Oberfläche selbst gibt es auf Deutsch und Englisch; eigene Inhalte wie Menükarten (Pro) und Handbücher lassen sich in weitere Sprachen übersetzen.

Den größten Teil der Routine rund um den Dienstplan. Abwesenheiten werden in der App beantragt und genehmigt und sind in der Planung sichtbar, damit niemand eingeteilt wird, der gar nicht da ist. Rotationsmuster beschreiben wiederkehrende Rhythmen, auf die sich dein Team bewirbt, statt dass du jede Woche von Hand einteilst. Verfügbarkeitsabfragen gehen vor der Planung über den Telegram- oder WhatsApp-Bot raus und sammeln ein, wer wann kann. Dazu kommen ein Schicht-Posteingang zum Annehmen und Ablehnen, Tauschanfragen zwischen Kolleg*innen, ein Dispo-Board für den laufenden Tag und Schichtnotizen am Tagesplan. Anerkennung ist ein eigenes Modul und kommt mit Enterprise: XP, Level und Achievements für erledigte Schichten sowie Mitarbeiter*in der Woche und des Monats. Unterhalb dieses Tarifs erscheinen die Anerkennungs-Widgets gar nicht — ein Schalter pro Organisation ist das nicht.

Deine Daten werden in hochsicheren Rechenzentren in der EU (Deutschland) gespeichert und unterliegen den strengen deutschen und europäischen Datenschutzgesetzen (DSGVO). Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.3) und verschlüsselt gespeichert (AES-256). Mehrfache tägliche Backups an geografisch getrennten Standorten garantieren höchste Datensicherheit. Zugriffe werden protokolliert (Audit-Log). ISO 27001 Zertifizierung ist in Vorbereitung.

Ja, vollständige DSGVO-Konformität: venMan erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Du hast volle Kontrolle über deine Daten und kannst jederzeit Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen. Personenbezogene Daten werden nur gespeichert, wenn es für den Betrieb erforderlich ist. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO stellen wir bereit. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln des Durchführungsbeschlusses (EU) 2021/915 der EU-Kommission; den vollständigen Text mit allen vier Anhängen liest du ohne Anmeldung unter /legal/dpa. Deine Organisation nimmt eine bestimmte Fassung in der App unter Einstellungen → Auftragsverarbeitung an: Die Annahme wird mit Fassung, Person und Zeitpunkt festgehalten, lässt sich danach nicht mehr ändern, und eine neue Fassung muss erneut angenommen werden. Die Unterauftragsverarbeiter stehen namentlich in Anhang IV, jeweils mit Zweck und Übermittlungsgrundlage. Deine Daten werden niemals an Dritte verkauft oder für Werbezwecke genutzt. Detaillierte Informationen findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Multi-Layer-Security: Jeder Account ist durch ein starkes Passwort geschützt, und optional aktivierst du Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA per Authenticator-App) für zusätzlichen Schutz. Sitzungen laufen automatisch ab, wenn sie nicht genutzt werden. Relevante Aktionen werden im Audit-Log protokolliert (Wer hat Was Wann geändert), sodass du jederzeit die Kontrolle über die Zugriffe auf deine Organisation behältst.

Eine Kündigung schaltet nichts sofort ab: Bis zum Ende der bezahlten Laufzeit bleibt alles wie bisher. Danach wird der Arbeitsbereich schreibgeschützt, und zwar in der Datenbank erzwungen und nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet — Änderungen, die du im Arbeitsbereich vornimmst, weist die Datenbank selbst zurück, während Lesen, Suchen und Exportieren unverändert funktionieren. Zwei Dinge funktionieren bewusst weiter: Deine öffentlichen Portalseiten bleiben online und nehmen weiterhin Einträge von Besucherinnen und Besuchern entgegen, und dein eigenes Konto bleibt deins — du kannst weiterhin zu einer anderen Organisation wechseln, eine neue anlegen und dich abmelden. Ein Banner nennt das Datum, seit dem der Schreibschutz gilt. Deine Daten bleiben mindestens 30 Tage erreichbar. Nutze die Zeit für die Exporte, die die Module bereits mitbringen: CSV- und Excel-Listen, DATEV-Exporte und PDF-Dokumente. Einen Ein-Klick-Komplettexport des ganzen Accounts gibt es nicht. Nach den 30 Tagen löschen wir nichts automatisch. Der Arbeitsbereich bleibt einfach schreibgeschützt und deine Daten bleiben, wo sie sind — weiterhin lesbar und weiterhin exportierbar. Auf Anfrage löschen wir sie, jederzeit und auch schon vor Ablauf der 30 Tage.

Eine öffentliche REST-API oder ausgehende Webhooks bieten wir nicht an, und es gibt auch keine Self-Service-Integrationsplattform zum Andocken. Es existiert genau ein programmatischer Einstiegspunkt, und der zeigt nach innen: Jeder Workflow kann einen eigenen eingehenden Webhook-Trigger bekommen, abgesichert über ein Bearer-Token und geschützt durch ein Payload-Limit, ein Rate-Limit und einen Idempotenz-Schlüssel — damit ein externes System eine Automatisierung in venMan starten kann. Das Workflow-System selbst ist ein Enterprise-Modul. Ansonsten bringt venMan fertige Integrationen mit — die Integrations-Einstellungen und der Social Media Hub sind Enterprise-Module: Kassen- und Gastro-Systeme (Lightspeed K-Series, Orderbird, SumUp, Zettle, Kollex, Nayax), Ticketing (Eventim, Ticket.io, Tickera), DATEV-kompatible Exporte und CSV/Excel-Import und -Export für deine Buchhaltung, iCal-Kalenderdateien für Einsätze und Termine, die Anbindung deiner Social-Media-Konten (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, Twitter), Telegram- und WhatsApp-Bots für dein Team, Zahlungsanbieter (Stripe, PayPal) sowie eine CMS-Synchronisation für Events (z.B. WordPress oder Webflow). Fehlt dir eine Schnittstelle? Sprich uns an — für Enterprise-Kunden entwickeln wir individuelle Anbindungen.

Ja, mehrere Integrationsmöglichkeiten: DATEV-Export für die nahtlose Übergabe an deinen Steuerberater (Standard-Schnittstelle) sowie CSV/Excel-Export für den Import in beliebige Buchhaltungsprogramme. Bei Enterprise-Tarifen entwickeln wir auf Wunsch individuelle Schnittstellen zu deiner spezifischen ERP/Buchhaltungs-Lösung.

Ja: Einsätze und Termine lassen sich als .ics-Datei (iCal-Format) in alle gängigen Kalender-Apps übernehmen (Google Calendar, Outlook, Apple Kalender). Team-Mitglieder übernehmen ihre Schicht-Einsätze direkt aus der Einsatzbenachrichtigung in den eigenen Kalender, und auch im öffentlichen Portal lassen sich Event-Termine als Kalender-Eintrag speichern.

Ja, über Nayax. venMan fragt die Lynx-API deiner Automaten ab, importiert die Verkäufe in dieselbe Umsatzansicht wie Bar und Kasse und ordnet Automatenprodukte deinen eigenen Produkten zu, damit die Zahlen vergleichbar sind. Über die Verkäufe hinaus bekommst du Planogramm-Stände, Automaten-Alarme, die einen Workflow starten können (zum Beispiel eine Nachfüll-Erinnerung), und ein Automaten-Umsatz-Widget fürs Dashboard. Preise zurück in den Automaten zu schreiben ist gebaut, aber entschärft: Es bleibt aus, bis du die entfernte Preispflege für deine Organisation einschaltest, und auch dann verweigert es jeden Platz, zu dem venMan keinen Planogramm-Stand hat. Zwei Dinge müssen erfüllt sein, bevor irgendetwas abgeholt wird, und eingeschaltet ist das nicht automatisch: Integrationen sind ein Enterprise-Modul, und jemand mit der Berechtigung zur Integrationsverwaltung muss Nayax für deine Organisation unter Einstellungen › Integrationen aktivieren und dort den API-Token hinterlegen.

Der Social Media Hub ist ein Enterprise-Modul und zentralisiert deine Social-Media-Aktivitäten. Veröffentlichen und Auswertung decken fünf Netzwerke ab: Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn und Twitter. Plane Posts im Voraus mit dem integrierten Scheduler und analysiere Engagement-Metriken (Likes, Comments, Shares). Smart Scheduling nutzt deine eigenen Analytics, um die optimalen Posting-Zeiten vorzuschlagen. Die zentrale Inbox für Direktnachrichten deckt vier dieser fünf ab — Facebook, Instagram, LinkedIn und Twitter; TikTok-Direktnachrichten sind nicht angebunden, TikTok ist also nur Veröffentlichen und Auswertung.

Die automatische Schichtplanung spart dir enorm viel Zeit: Erstelle Schichtplan-Templates mit wiederkehrenden Mustern (z.B. 'Wochenend-Service', 'Festival-Team') inklusive Personalanforderungen, Qualifikationen und Arbeitszeiten. Das System generiert dann automatisch komplette Schichtpläne basierend auf diesen Templates. Du kannst Ausnahmen definieren (Feiertage, besondere Events) und die Generierung erfolgt wöchentlich, monatlich oder event-basiert. Nach der Auto-Generierung prüfst du den Plan und kannst manuell nachbessern.

Der grafische Workflow Builder ist ein Enterprise-Modul und ermöglicht Automation ohne Programmierung: Erstelle Workflows per Drag & Drop mit Trigger-Nodes (z.B. 'Event erstellt', 'Rechnung überfällig'), Action-Nodes (z.B. 'Email senden', 'Rechnung erstellen') und Condition-Nodes für Wenn-Dann-Logik. Vorgefertigte Templates helfen beim Einstieg (z.B. 'Automatische Event-Bestätigung', 'Rechnung nach Event erstellen'). Workflows laufen automatisch im Hintergrund und protokollieren alle Aktionen.

Ja — Zeiterfassung ist ein Pro-Modul, und es gibt sechs Wege zu stempeln; du entscheidest pro Organisation, welche davon aktiv sind: der Clock-In/Clock-Out-Button in der App, GPS-Geofencing, das eine Stempelung nur innerhalb des Radius um die Location annimmt, ein QR-Code-Scanner am Eingang, ein PIN-Terminal im Kiosk-Modus sowie der Telegram- oder der WhatsApp-Bot. Alle erfassten Zeiten werden automatisch den Schichtplänen zugeordnet, Pausen laufen separat, und Manager*innen sehen in Echtzeit, wer gerade arbeitet. Einträge warten auf die Freigabe durch eine*n Manager*in, und die verletzten Pausenregeln stehen direkt daneben. Am Monatsende exportierst du die Daten für die Lohnabrechnung (DATEV-kompatibel). Die Vergütung richtet sich nach der Beschäftigungsart: stundenbasierte Arten als Stunden mal Stundensatz, monatliche Arten anteilig aus dem Monatsgehalt über die erwarteten Monatsstunden. Genau ein Zuschlag läuft automatisch: Wenn du die tatsächlichen Stunden in einer Event-Abrechnung korrigierst, legt venMan einen Nachtzuschlag von 25 Prozent drauf. Das ist eine vereinfachte Rechnung für das Fenster von 22:00 bis 06:00 — sie greift bei Schichten, die um 22:00 oder später beginnen, und zählt höchstens acht Stunden. Überstundenfaktoren und Feiertagszuschläge werden überhaupt nicht gerechnet; die Abrechnung weist beide als null aus.

Ja, mit dem Workflow-System — einem Enterprise-Modul, genau wie der Social Media Hub — kannst du fast alles automatisieren: Rechnungserstellung nach Event-Abschluss, automatische Erinnerungen an Kund*innen (z.B. Zahlungsfrist), Social Media Posts zu bestimmten Zeiten, Personal-Benachrichtigungen vor Schichtbeginn, automatische Backup-Exporte, monatliche Reports per Email und vieles mehr. Kombiniere Zeit-basierte Trigger (täglich, wöchentlich, monatlich) mit Event-basierten Triggern (z.B. 'Rechnung erstellt') für maximale Flexibilität. Alle Workflows sind vollständig konfigurierbar.

Weiter als eine Regel-Engine — und es ist ein Enterprise-Modul. Ein Workflow ist ein Graph, den du zeichnest: 9 Node-Typen — Trigger, Aktion, Bedingung, Schleife, Verzögerung, Freigabe, Aufgabe, Fehlerbehandlung und Ende — und 6 Startpunkte: ein Geschäftsereignis, ein Zeitplan, eine eingehende E-Mail, ein manueller Start, eine Nachricht aus deinem Telegram- oder WhatsApp-Bot oder ein eingehender Webhook. 26 Geschäftsereignisse können einen Workflow auslösen, und der Editor bietet nur Ereignisse an, die im Produkt wirklich ausgelöst werden — du kannst also keine Automatisierung bauen, die nie startet. Action-Nodes verschicken Benachrichtigungen, E-Mails und Social-Posts, legen Aufgaben an, erzeugen KI-Antworten oder starten eine der eingebauten Operationen: Rechnung erstellen, DATEV-Export, Lohnreport, Abrechnungsexport, Arbeits- oder Mietvertrag, Bestellentwurf, die Schichten zu einem Tagesplan, Verlosungsgewinner*innen ziehen, eine Verfügbarkeitsabfrage verschicken oder ein Event ins CMS synchronisieren. 62 fertige Vorlagen geben dir einen Startpunkt. Jeder Lauf wird Schritt für Schritt protokolliert, du kannst einen Workflow vor dem Scharfschalten im Testlauf durchspielen, und Freigabe-Nodes halten einen Workflow an, bis ein Mensch entscheidet.

Ja — beides sind Pro-Funktionen und nicht Teil von Basic. Menükarten baust du aus deinen Gastro-Produkten: Abschnitte, Positionen, Preise, Preisregeln und Übersetzungen, dazu ein KI-Import, der eine bestehende Karte aus Foto oder PDF ausliest, ein druckfertiger Export und eine öffentliche QR-Karte, die deine Gäste am Tisch scannen. Für Lightspeed K-Series baut venMan aus der Karte zusätzlich eine importfertige Preisliste, damit du die Preise nicht abtippen musst; du lädst sie herunter und importierst und aktivierst sie selbst in der Kasse. venMan ruft dabei nie ein Kassensystem von außen an, und für diese Übergabe ist keine andere Kasse angebunden. Die Bildschirme sind die Anzeigeseite: Du koppelst einen Screen über den Agenten vor Ort, weist Inhalte und einen Zeitplan zu, und venMan rendert und aktualisiert, was darauf läuft — eine Menükarte, den Ablaufplan des Tages oder eigene Inhalte. Beide Module gibt es ab dem Pro-Tarif.