Häufig gestellte Fragen

venMan ist eine umfassende Cloud-basierte Plattform zur professionellen Verwaltung von Events, Locations, Personal, Equipment und Finanzen. Die Software richtet sich an Eventveranstalter, Konzertveranstalter, Messebauer, Kulturinstitutionen und alle Unternehmen, die regelmäßig Events organisieren. Von der ersten Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung und Abrechnung - venMan deckt den gesamten Event-Lifecycle ab.

Während Excel für einfache Listen geeignet ist, bietet venMan eine spezialisierte, automatisierte Lösung mit Echtzeit-Kollaboration, intelligenter Personalplanung, integriertem Finanzmanagement und automatischer Rechnungsstellung. Sie sparen bis zu 80% der Verwaltungszeit durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, zentrale Datenverwaltung und nahtlose Integration aller Event-Prozesse. Zudem profitieren Sie von professionellen Workflows, Genehmigungsprozessen und umfassenden Auswertungsmöglichkeiten.

Ja! Wir bieten eine 14-tägige kostenlose Testphase für alle Tarife an. Sie können alle Features ohne Einschränkungen testen, eigene Events anlegen und Ihr Team einladen. Es ist keine Kreditkarte erforderlich. Nach Ablauf der Testphase können Sie entscheiden, ob Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen möchten. Ihre Daten bleiben während der gesamten Zeit erhalten.

Extrem schnell! Nach der Registrierung führt Sie unser interaktiver Onboarding-Wizard in 4 einfachen Schritten durch die Einrichtung: Willkommensbildschirm, Organisationseinstellungen, Team-Einladungen und optional das Anlegen von Demo-Daten. Der gesamte Prozess dauert weniger als 5 Minuten. Anschließend können Sie sofort mit der Planung Ihres ersten Events beginnen.

Ja, wir unterstützen Sie beim Datenimport! venMan bietet flexible Import-Funktionen für Excel/CSV-Dateien. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne bei größeren Datenmigrationen und erstellt bei Bedarf individuelle Import-Skripte für Ihre bestehenden Systeme. Bei Enterprise-Tarifen ist eine persönliche Onboarding-Begleitung mit Datenmigration inklusive.

venMan ist flexibel für alle Event-Arten einsetzbar: Konzerte, Festivals, Messen, Konferenzen, Corporate Events, Sportveranstaltungen, Theater-Aufführungen, private Feiern und vieles mehr. Jedes Event kann individuell konfiguriert werden mit eigenen Kategorien, Custom-Fields, Workflows und Genehmigungsprozessen. Die Software passt sich Ihren Anforderungen an - nicht umgekehrt.

Die Personalplanung in venMan ist intelligent und automatisiert: Definieren Sie Staffing-Profile mit Qualifikationsanforderungen (z.B. 'Techniker Stufe 2', 'Bühnenmanager', 'Security'), legen Sie Schichtzeiten fest und weisen Sie Personal zu. Das System prüft automatisch Verfügbarkeit, Qualifikationen und Arbeitszeitgrenzen. Personal erhält automatische Benachrichtigungen über Einsätze. Die Zeiterfassung erfolgt digital, und alle Stunden werden automatisch für die Lohnabrechnung dokumentiert.

Absolut! venMan bietet umfangreiche Template-Funktionen. Speichern Sie komplette Event-Konfigurationen inkl. Staffing-Profilen, Equipment-Listen, Budget-Strukturen und Workflows als wiederverwendbare Vorlagen. Bei der Erstellung eines neuen Events wählen Sie einfach die passende Vorlage aus, und alle Einstellungen werden automatisch übernommen. Sie sparen damit enorm viel Zeit bei der Planung ähnlicher Events.

venMan bietet ein dediziertes Locations-Management: Erfassen Sie alle Ihre Venues mit Grundrissen, Kapazitäten, Ausstattungsmerkmalen und Besonderheiten. Jede Location kann mehrere Floors/Bereiche haben (z.B. Main Stage, VIP-Bereich, Backstage). Hinterlegen Sie Location-spezifische Kontakte, Zugangszeiten, Laderampen, technische Anschlüsse und Sicherheitsanforderungen. Bei der Event-Planung haben Sie sofort alle relevanten Location-Informationen verfügbar.

Ja! venMan bietet eine umfassende Kalenderansicht mit Monats-, Wochen- und Tagesansicht. Sehen Sie auf einen Blick alle geplanten Events, Buchungen, Personal-Einsätze und Equipment-Auslastung. Filter-Optionen ermöglichen die Ansicht nach Location, Event-Typ, Team-Mitglied oder Custom-Kategorien. Der Kalender ist interaktiv: Drag & Drop zum Verschieben von Events, Quick-Actions zum Bearbeiten und farbliche Markierungen nach Status oder Priorität.

Das Asset-Management in venMan ist umfassend: Erfassen Sie alle Assets mit Seriennummern, Anschaffungsdatum, Wartungsintervallen und aktuellen Standorten. Kategorisieren Sie Equipment nach Typ (Audio, Video, Licht, Bühne, Transport) und Status (verfügbar, verliehen, in Wartung). Laden Sie Fotos, technische Datenblätter und Wartungsprotokolle hoch. Das System warnt automatisch bei anstehenden Wartungen und zeigt die Auslastung pro Asset.

Ja, die Equipment-Planung ist nahtlos integriert: Bei der Event-Planung sehen Sie in Echtzeit, welches Equipment verfügbar ist. Reservieren Sie Assets für bestimmte Events und Zeiträume. Das System verhindert automatisch Doppelbuchungen und zeigt Konflikte an. Sie können Equipment-Bundles definieren (z.B. 'Beschallungspaket Small') für schnellere Planung. Alle Reservierungen sind im Asset-Kalender sichtbar.

Ja! Das Rental-Modul ermöglicht professionelle Equipment-Vermietung: Markieren Sie Assets als 'vermietbar', definieren Sie Mietpreise (Tagessatz, Wochensatz) und Staffelpreise für Mengenrabatte. Erstellen Sie Mietangebote und -verträge mit automatischer Verfügbarkeitsprüfung. Kunden können über das öffentliche Rental-Portal Equipment anfragen. Nach Genehmigung werden automatisch Rechnungen mit korrekten Mietperioden erstellt. Alle Mietvorgänge werden im System dokumentiert.

venMan bietet ein integriertes Wartungsmanagement: Definieren Sie Wartungsintervalle pro Asset (z.B. alle 6 Monate, nach 100 Betriebsstunden). Das System erstellt automatisch Wartungs-Erinnerungen und To-Dos. Dokumentieren Sie durchgeführte Wartungen mit Datum, Techniker, durchgeführten Arbeiten und Kosten. Bei anstehenden Wartungen wird das Asset automatisch als 'eingeschränkt verfügbar' markiert. Wartungshistorien sind vollständig nachvollziehbar für Audits und Versicherungen.

Die Rechnungsstellung ist vollständig integriert und automatisiert: Erstellen Sie Rechnungen direkt aus Events, Mietvorgängen oder manuell. Alle Event-Kosten (Personal, Equipment, externe Dienstleister) werden automatisch erfasst und können per Klick in Rechnungspositionen übernommen werden. Die Rechnung wird als PDF generiert mit Ihrem Firmenlogo, allen rechtlichen Pflichtangaben und optionaler DATEV-Kompatibilität für Ihre Buchhaltung. Versand erfolgt automatisch per E-Mail.

venMan unterstützt moderne und traditionelle Zahlungsmethoden: Für Plattform-Abonnements akzeptieren wir Kreditkarte (Visa, Mastercard, Amex) via Stripe sowie PayPal. Amazon Pay ist in Vorbereitung. Für Kunden-Rechnungen können Sie alle gängigen Zahlungsmethoden angeben (Überweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal). Bei Enterprise-Tarifen sind auch Rechnungskauf mit individuellen Zahlungszielen möglich.

Ja, absolute Rechtssicherheit: Alle generierten Rechnungen enthalten die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach §14 UStG (fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer, MwSt-Ausweis, Leistungszeitraum, Zahlungsfrist). Der PDF-Export ist DATEV-kompatibel und kann direkt in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden. Bei internationalen Kunden erfolgt automatisch die korrekte Umsatzsteuerbehandlung (Reverse-Charge-Verfahren bei EU B2B-Geschäften).

Ja! venMan unterstützt flexible Fälligkeitsfristen: Der Standard ist 14 Tage nach Rechnungsdatum, aber Sie können für jede Rechnung individuelle Fristen festlegen. Bei mehrstufigen Projekten können Sie sogar pro Rechnungsposition unterschiedliche Fälligkeiten definieren (z.B. Anzahlung sofort, Restzahlung nach Event). Das System erkennt automatisch Fälligkeitsdaten aus OCR-gescannten Belegen. Überfällige Rechnungen werden im Dashboard hervorgehoben.

Die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) automatisiert die Belegerfassung: Fotografieren oder scannen Sie einfach einen Beleg (Rechnung, Quittung, Kassenbon). venMan nutzt Google Vision AI, um automatisch folgende Informationen zu extrahieren: Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, MwSt-Satz, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdetails. Sie prüfen die erkannten Daten, ordnen den Beleg einem Event oder Kostenstelle zu und speichern. Der Original-Beleg wird revisionssicher archiviert.

Ja, umfangreiches Budget-Controlling: Definieren Sie vor Event-Start ein Gesamtbudget und Budgets pro Kategorie (Personal, Equipment, Catering, Marketing etc.). Während der Planung und Durchführung erfasst venMan automatisch alle Kosten und zeigt in Echtzeit Budget vs. Ist-Kosten. Warnungen erscheinen bei Budgetüberschreitungen. Nach dem Event erhalten Sie einen detaillierten Kosten-Report mit Abweichungsanalyse. Historische Budget-Daten helfen bei der Planung künftiger Events.

Die Anzahl der Team-Mitglieder hängt von Ihrem gewählten Tarif ab: Starter-Tarif ermöglicht bis zu 5 Nutzer, Professional bis zu 25 Nutzer, Enterprise unbegrenzt viele Nutzer. Jedes Team-Mitglied erhält einen persönlichen Account mit individuellen Login-Daten. Sie können zusätzlich externe Mitarbeiter als Freelancer oder Zeitarbeiter anlegen (ohne eigenen Login), die nur für spezifische Events eingeplant werden.

venMan bietet ein granulares Rollen- und Berechtigungskonzept: Vordefinierte Rollen sind Owner, Administrator, Manager, Planner, Viewer und Custom Roles. Jede Rolle definiert, welche Module sichtbar sind und welche Aktionen erlaubt sind (Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Archivieren). Sie können auch eigene Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen. Beispiel: Ein 'Eventplaner' kann Events erstellen und Personal zuweisen, aber keine Finanzdaten sehen.

Ja, vollständige Real-Time-Kollaboration: Alle Änderungen werden sofort für alle Team-Mitglieder sichtbar. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Event arbeiten - Konflikte werden automatisch erkannt und aufgelöst. Integrierte Kommentarfunktion ermöglicht Diskussionen direkt an Events, Assets oder Aufgaben. Benachrichtigungen informieren Team-Mitglieder über relevante Änderungen (z.B. 'Event-Status geändert', 'Neuer Kommentar', 'Einsatz zugewiesen').

Die Team-Einladung ist einfach und sicher: Gehen Sie zu Einstellungen → Team, geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds ein und wählen Sie die gewünschte Rolle. Das System sendet automatisch eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren Aktivierungslink. Der Empfänger kann durch Klick sein Passwort festlegen und erhält sofort Zugriff entsprechend seiner Rolle. Sie können Einladungen jederzeit widerrufen oder Rollen nachträglich ändern.

Ihre Daten werden in hochsicheren Rechenzentren in der EU (Deutschland) gespeichert und unterliegen den strengen deutschen und europäischen Datenschutzgesetzen (DSGVO). Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.3) und verschlüsselt gespeichert (AES-256). Mehrfache tägliche Backups an geografisch getrennten Standorten garantieren höchste Datensicherheit. Zugriffe werden protokolliert (Audit-Log). ISO 27001 Zertifizierung ist in Vorbereitung.

Ja, vollständige DSGVO-Konformität: venMan erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Sie haben volle Kontrolle über Ihre Daten und können jederzeit Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen. Personenbezogene Daten werden nur gespeichert, wenn es für den Betrieb erforderlich ist. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereitgestellt. Ihre Daten werden niemals an Dritte verkauft oder für Werbezwecke genutzt. Detaillierte Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Multi-Layer-Security: Jeder Account ist durch ein starkes Passwort (mind. 8 Zeichen, Buchstaben + Zahlen + Sonderzeichen) geschützt. Optional können Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren für zusätzlichen Schutz. Session-Timeouts loggen inaktive Nutzer automatisch aus. Jede Aktion wird im Audit-Log protokolliert (Wer hat Was Wann geändert). Bei verdächtigen Login-Versuchen erfolgen automatische Warnungen. IP-Whitelisting ist bei Enterprise-Tarifen verfügbar.

Absolute Transparenz und Kontrolle: Nach Kündigung bleibt Ihr Account 30 Tage lang im 'Read-Only'-Modus aktiv - Sie können alle Daten einsehen und exportieren, aber keine neuen Daten erfassen. Nutzen Sie diese Zeit für einen vollständigen Datenexport (Excel, CSV, JSON). Nach 30 Tagen werden alle personenbezogenen Daten unwiderruflich gelöscht. Auf Wunsch können wir den Löschvorgang sofort durchführen oder den Read-Only-Zeitraum verlängern. Sie erhalten eine Löschbestätigung per E-Mail.

Ja, venMan bietet eine umfassende REST-API für Entwickler: Die API ermöglicht Zugriff auf alle Kernfunktionen (Events, Assets, Personal, Rechnungen, Kunden). Nutzen Sie Webhooks für Echtzeit-Benachrichtigungen bei Datenänderungen. Die API ist RESTful, verwendet JSON und ist mit modernen OAuth2-Standards abgesichert. Eine ausführliche API-Dokumentation mit Code-Beispielen (JavaScript, Python, PHP) steht im Developer-Portal zur Verfügung. API-Zugriff ist ab Professional-Tarif verfügbar.

Ja, mehrere Integrationsmöglichkeiten: DATEV-Export für nahtlose Übergabe an DATEV-Software (Standard-Schnittstelle für Steuerberater). CSV/Excel-Export für Import in beliebige Buchhaltungsprogramme. Direktintegration mit DATEV Unternehmen Online ist in Entwicklung. Für Lexoffice, sevDesk und FastBill sind Partner-Integrationen geplant. Bei Enterprise-Tarifen entwickeln wir auf Wunsch individuelle Schnittstellen zu Ihrer spezifischen ERP/Buchhaltungs-Lösung.

Ja, Kalender-Synchronisation ist verfügbar: Exportieren Sie Ihre Event-Termine als .ics-Datei (iCal-Format) für Import in alle gängigen Kalender-Apps (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar). Bidirektionale Synchronisation (Real-Time Sync) via CalDAV ist in Entwicklung. Team-Mitglieder können ihre persönlichen Einsätze automatisch in ihren Kalender synchronisieren lassen. Bei Enterprise-Tarifen ist auch die Integration mit Microsoft Exchange möglich.